You are here

Stap voor Stap: administratie ZZP/MKB

Kiezen van het soort administratie

Nadat u het programma heeft geïnstalleerd, klikt u op

  • Bestand > Nieuw
  • kiest vervolgens uit Groep: Dubbel Boekhouden;
  • uit Bestand: Dubbel Boekhouden met BTW
  • uit Voorbeelden/Prototypes: Boekhouding voor ZZP
  • klik op OK.

U komt vervolgens op onderstaand scherm terecht. Hier kunt u desgewenst direct de naam van de administratie intypen die u in de koptekst wenst te zien. De overige schermen kunt u beter even laten voor wat ze zijn; u kunt deze later altijd nog invullen of wijzigen middels Bestand > Bestands- en Boekhoudingseigenschappen in het menu.

  • Klik op OK.

 

Sla nu de administratie op onder de naam die u verkiest:

  • Bestand > Opslaan als.

Wij hebben het voorbeeld de naam gegeven De Vrijbuiter en zien bij het openen van de administratie in de kop staan

U ziet dat ook de locatie op de vaste schijf wordt aangegeven.

Controleren van het rekeningschema

Het hart van een boekhouding wordt gevormd door de rekeningen die kunnen worden gebruikt. Bij het prototype dat we hebben gekozen wordt een uitgebreid rekeningschema meegeleverd.

Het is dus verstandig even te controleren of alle rekeningen die u wenst te gebruiken aanwezig zijn en of de namen van de gegeven rekeningen overeenstemmen met uw wensen.

Ga daartoe naar de Rekeningen-tabel

De namen kunt u rechtstreeks aanpassen. Rekeningen toevoegen of verwijderen doet u door het regelnummer rechts aan te klikken en vervolgens uit het subscherm te kiezen wat u wenst.

 

Enkele toelichtingen bij het rekeningschema

Vaste activa

De vaste activa-rekeningen zijn alle voorzien van een afschrijvingsrekening. De tegenpolen van die rekeningen zijn in de groep 44 te vinden als verliesrekeningen.

Om geen verschil te krijgen met fiscale gegevens die benodigd zijn voor de aangifte wordt dikwijls de fiscale grens van € 450 voor een investering gehanteerd (< 450 gaat direct naar kosten; > 450 wordt als activa geboekt en wordt op afgeschreven). Als afschrijving hanteert men dan tevens de fiscale regel van 20% of wel 5 boekjaren.

De boeking voor de jaarlijkse afschrijving wordt dan debet de afschrijvingskosten (rubriek 44) en credit de afschrijvingsrekening behorend bij de actiefrekening. Op deze wijze behoudt u in de boekhouding inzicht in de totale investeringen en de daarop reeds afgeschreven bedragen.

Debiteuren

Er is ook een andere wijze van registratie van debiteuren mogelijk. Daarbij staan de desbetreffende debiteurenrekeningen onderaan het rekeningschema; overigens ook te gebruiken voor de crediteuren. Hoe dit kan worden gerealiseerd wordt op een afzonderlijke pagina uitgelegd.

BTW

Het gebruik van de BTW-rekeningen en de BTW-tabel worden hier toegelicht.

Verschillenrekening

Komt u tijdens het verwerken van de mutaties een bedrag tegen dat u beslist niet thuis kunt brengen op dat moment dan kunt u dat bedrag tijdelijk parkeren op deze rekening en later de juiste rekening er voor in de plaats zetten.

Bankgirobetalingen

Hierop kunt u automatisch ingeladen mutaties van de bank plaatsen teneinde deze eerst verder te kunnen bewerken alvorens ze naar de juiste rekeningen over te zetten.

Winst of verlies lopend jaar

Deze rekening wordt automatisch bijgewerkt op basis van de ingebrachte boekingen.

Inbrengen beginsaldi

Eventueel aanwezige beginstanden dienen te worden ingevoerd. Deze beginstanden kunnen voortkomen uit een reeds eerder bijgehouden administratie of gevormd zijn doordat u weliswaar thans eerst met de onderneming start maar reeds middels privé-middelen bestedingen en/of ontvangsten heeft gehad die de onderneming betreffen.

De beginstanden kunt u invullen in de kolom Opening EUR. Let u er bij het invoeren van de passiva op dat de saldi voorafgegaan moeten worden door het minteken (-). De controle of de invulling in ieder geval in evenwicht is kunt u vinden door op regel 93 te kijken.

Controle BTW tabel

Klik op het tabblad BTW codes en controleer of de reeds voor u ingevulde tabel overeenkomt met uw wensen. Indien u twijfelt kunt u beter de gegevens laten staan. Aanpassing is achteraf altijd nog mogelijk.

Voor meer uitleg over de BTW verwijzen wij u naar de speciale pagina die daarvoor beschikbaar is op deze website.

Het programma is nu gereed voor het inbrengen van mutaties.

Mutaties (algemeen)      

De volgende regels gelden bij het gebruik van dubbel boekhouden:

Balans

Rekeningen van bezit worden gedebiteerd als deze toenemen en gecrediteerd bij afname. Deze rekeningen vindt u terug op de eerste 58 regels van het tabblad Rekeningen; het betreffen de activa.

Rekeningen van schuld worden gecrediteerd als deze toenemen en gedebiteerd bij afname. Deze rekeningen vindt u terug op regel 61 tot en met regel 91 van het tabblad Rekeningen; het betreffen de passiva.

Resultatenrekening

Rekeningen van verlies worden gedebiteerd als deze toenemen en gecrediteerd bij afname. Deze rekeningen vindt u terug op regel 97 tot en met 169 van het tabblad Rekeningen; het betreffen de lasten.

Rekeningen van winst worden gecrediteerd bij toename en gedebiteerd bij afname. Deze rekeningen vindt u terug op regel 171 ten met regel 186 van het tabblad rekeningen; het betreffen de baten.

Voorbeelden

U betaalt per bank de energienota. Energiekosten vormen een verlies; de rekening neemt toe en moet derhalve worden gedebiteerd. De bankrekening neemt af; is een rekening van bezit en moet dus worden gecrediteerd.

U ontvangt contant de betaling van een debiteur. Debiteuren is een rekening van bezit; die neemt af dus crediteren. Kas is een rekening van bezit; die neemt toe dus debiteren.

U boekt een verkoopnota op rekening. Debiteuren is een rekening van bezit; deze neemt toe dus debiteren. Verkopen is een batenrekening; deze neemt toe dus crediteren. Te betalen BTW is een rekening van schuld; die neemt toe dus crediteren.

U betaalt een nota van een crediteur per bank. Crediteuren is een rekening van schuld; die neemt af dus debiteren. Bank neemt af dus crediteren.

In alle gevallen zal altijd evenveel worden gedebiteerd als worden gecrediteerd.