You are here

Beveiliging en certificatie van boekhoudgegevens

Niettegenstaande de hoge mate van flexibiliteit, is SpeedBalance een gereedschap dat overeenstemt met alle internationale boekhoudregels:
  • De integriteit van de gegevens is gegarandeerd zodat iedere aanpassing of verandering onmiddelijk ontdekt kan worden. De gebruikte methode is beschermd door het US Patent No. 7,020,640.
  • Het biedt de mogelijkheid bestanden met alle boekhoudgegevens te creëren, zodat ze zelfs jaren later, zonder het programma te gebruiken, geopend kunnen worden.

Transacties blokkeren

Wanneer de boekhoudtransacties gecontroleerd zijn, kan het commando "Transacties blokkeren" geactiveerd worden (menu Taken).
  • De blokkeringsdatum ingeven (bijvoorbeeld, het einde van de maand, het kwartaal of het jaar)


De transacties zijn geblokkeerd tot en met de ingevoerde datum en een serie controlenummers wordt toegekend.

  • Blok.Num: het progressieve nummer dat de rij identificeert
  • Blok.Bedr.: het cumulatieve total van de transacties, gelijk aan het totaal aan het einde van de pagina, zoals door sommige nationale regelgevingen verist wordt.
  • Blok.Prog: electronische handtekening (Hash MD5), die de unieke identificatie van alle transacties is tot aan het punt waar ze ingevoerd zijn

Het programma toont een verslag van de blokkering wanneer de procedure compleet is.

 

Controlenummer (Hash Md5)

Dit is het belangrijkste element van de certificatie, waarin het volgende inbegrepen is:
  • De inhoud van de betreffende transactie
  • De inhoud van alle voorafgaande transacties
  • Het progressieve nummer (Blok.Num.)
  • Het cumulatieve saldo (Blok.Bedr.)

Het controlenummer is anders als de boekhoudingsgegevens ook maar de kleinste verandering ondergaan (bijv. een datum of bedrag wordt veranderd). Als het controlenummer hetzelfde blijft, betekent dit dat de gegevens de originele zijn en dus niet veranderd zijn. c

Het programma voert de waarden automatisch in in de onderstaande sectie.

Het certificatie-nummer vastleggen

Eens dat de transacties in de periode geblokkeerd zijn, is het voldoende de laatste gecertifieerde rij met het betreffende certificatie-nummer (Blok.Progr.) te printen en deze informatie te bewaren op een veilige plaats. Indien het certificatie-nummer niet verandert in de loop van de jaren, betekent dit dat de gegevens niet veranderd zijn.

Aanverwante documenten

Enige jaren geleden heeft Banana.ch, de producent van SpeedBalance, gevraagd aan de accountantsfirma Ernst&Young deze certificatie-methode te analyseren en de firma gaf haar goedkeuring aan de methode en verklaarde dat zij in overeenstemming was met de Zwitserse en de Duitse wetgeving.

Archivering op lange termijn

De boekhoudsgegevens zijn altijd toegankelijk, zelfs na lange tijd.

SpeedBalance boekhouding geeft de mogelijkheid alle boekhoudgegevens te exporteren naar Html e Xml. Het geproduceerde bestand kan opgeslagen worden op een CD en is toegankelijk met behulp van elke computer, zelfs na vele jaren en zelfs voor personen die de Speed Balance software niet bezitten.